休職中から退職する際のメールの書き方【例文つき】

2025年7月10日

休職中に体調や家庭の事情などから、やむを得ず退職を決断する方も少なくありません。しかし、休職中に退職を申し出るのは精神的にも負担が大きく、どのように会社へ伝えるべきか迷う方も多いでしょう。

この記事では、休職中から退職する際のメールの書き方を徹底解説します。伝えるべき内容、注意点、例文テンプレートまで情報を網羅しました。この記事を読めば、迷いや不安を取り除き、円満退職につなげる一歩を踏み出せます。

休職中に退職を伝えるのはアリ？

結論：可能。ただし配慮が必要。

労働者の意思による「自己都合退職」は、休職中であっても可能です。しかし、会社や上司との信頼関係を維持するためにも、以下のようなポイントに配慮することが重要です。

ポイント	解説
就業規則の確認	退職の申し出期限（例：2週間前）や方法（書面提出など）を確認する
上司・人事への報告	直属の上司と人事の両方に伝えるのが一般的
タイミング	主治医や家族と相談し、判断が固まった段階で連絡を
感謝と謝意を伝える	急な退職で迷惑をかける点について、丁寧な言葉で配慮を

メールで伝えるべき5つの内容

件名：「退職のご連絡／氏名」など簡潔で明確に
宛名：上司、または人事部（複数送信も可）
退職の意思：はっきりと「退職したい」という意志を伝える
退職理由：差し支えない範囲で（体調不良・家庭の事情など）
感謝とお詫び：これまでの感謝と迷惑をかけることへのお詫び

休職中の退職メール例文【丁寧・誠実】

【例文1：体調不良による退職】

件名：退職のご連絡（山田太郎）
〇〇部〇〇課　△△課長
お世話になっております。現在休職中の山田太郎です。

突然のご連絡となり恐縮ですが、体調が思うように回復せず、今後の復職も難しいとの判断に至りました。主治医および家族とも相談の上、誠に勝手ながらこのたび退職させていただきたくご連絡差し上げました。

これまでご指導、ご支援を賜り心より感謝申し上げますとともに、急な申し出によりご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

退職日や手続きにつきましては、御社のご指示に従い速やかに対応させていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎

【例文2：家庭の事情による退職】

件名：退職のご相談／山田花子
人事ご担当者様
お世話になっております。山田花子です。

私事で恐縮ですが、家庭の事情により今後の勤務継続が難しい状況となり、やむを得ず退職を希望する運びとなりました。

現在は休職中の身ではありますが、このような形でのご連絡となりましたこと、お詫び申し上げます。

これまでのご厚情に深く感謝申し上げますとともに、退職手続き等についてご教示いただけますようお願い申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

山田花子

NG例と注意点

NGパターン	理由・改善ポイント
メールだけで完結	必ずその後、電話や書面など正式な手続きを確認する
ネガティブな理由を詳細に書きすぎる	会社や上司への批判につながりやすい
一方的に「辞めます」と書く	「相談」「ご報告」の形で柔らかく始めるのが無難

退職後に必要な手続きリスト

項目	内容
健康保険の切替	任意継続 or 国保へ切替え（14日以内）
雇用保険（失業手当）	ハローワークで申請（受給要件に注意）
年金の手続き	第1号被保険者への切替
源泉徴収票	必ず会社へ発行依頼し、再就職や確定申告に使用
書類返却	社員証・保険証など会社へ返却