休職中の社員が会社に定期連絡をすることは、円滑な職場復帰や信頼関係の維持において非常に重要です。しかし、「どのくらいの頻度で」「何を」「どう書けばいいのか」悩む方も多いのではないでしょうか？この記事では、休職中の定期連絡メールの基本構成や注意点、具体的な例文を交えて、わかりやすく解説します。すぐに使えるテンプレートもご用意していますので、ぜひ参考にしてください。
定期連絡メールの目的と重要性
| 目的 | 解説 |
|---|---|
| 体調や状況の報告 | 会社側が回復状況を把握し、復帰準備の計画を立てやすくするため。 |
| 意思表示 | 仕事復帰への意志があることや、状況によっては休職延長の相談も含める。 |
| 信頼関係の維持 | 音信不通を避けることで、誠実な印象を与え、職場復帰後の人間関係も良好に保てる。 |
送る頻度の目安
| 期間 | 頻度の目安 |
| 休職開始〜1ヶ月 | 1〜2週間に1回程度 |
| 2ヶ月〜 | 月1回程度が一般的 |
| 医師の診断書提出時 | 必ず提出とあわせて送付 |
※会社によっては就業規則で報告義務の頻度が定められている場合もあるため、事前に確認を。
メールの基本構成とポイント
- 件名：「定期連絡／氏名」や「休職中の近況報告／〇〇」などわかりやすく
- 宛名：上司、または人事担当者の氏名（わからない場合は「人事ご担当者様」）
- 本文構成：
- 現在の体調・診断状況（簡潔に）
- 復職の見通し（未定でも「今後の診察予定」などを明記）
- 感謝の気持ちや迷惑をかけていることへの配慮
- 書類提出などの必要事項（あれば）
- 署名：フルネームと連絡先（必要に応じて）
定期連絡メールの例文
【例文1：休職1ヶ月目・体調回復中】
件名：休職中の近況報告／山田太郎
〇〇部〇〇課 △△課長
いつもお世話になっております。山田太郎です。現在、主治医の指導のもと自宅療養を続けております。体調は徐々に回復しており、来週には再度診察を受け、復職時期について相談予定です。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、引き続きご理解いただけますと幸いです。
今後も変化があり次第、報告させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。
山田太郎
【例文2：復職の見通しが立たない場合】
件名：休職中の定期報告について／山田太郎
人事ご担当者様
お世話になっております。山田太郎です。現在も主治医の指導のもと療養を続けており、体調の安定までにもう少し時間が必要とのことです。次回の診察は〇月〇日を予定しており、その結果をもとに復職時期について改めてご相談させていただければと思います。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
山田太郎
NG例と注意点
| NGパターン | 理由 |
| 報告なし・無反応 | 信頼関係が損なわれ、復帰しづらくなる |
| 不安を煽る表現 | 「このまま復帰できるかわかりません」などは避ける |
| 会社批判・愚痴 | トラブルの原因になりやすい |
まとめ：誠実な報告が信頼と復職への第一歩
休職中の定期連絡メールは、形式的な報告にとどまらず、今後の働き方や人間関係に大きく関わってきます。感謝と誠意を忘れず、簡潔かつ丁寧な文面で、継続的に連絡を取ることが信頼への第一歩です。この記事の内容や例文を参考に、ご自身の状況に合わせてカスタマイズしながら、前向きなコミュニケーションを心がけましょう。
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