体調不良で休職する場合のメールの書き方【例文つき】

2025年7月10日

急な体調不良で出社が難しい、あるいは長期的な治療が必要になったとき、会社へ「休職願い」を伝えることは避けられません。中でも、直接の報告が難しい場合に「メール」で意思を伝えるケースも増えています。

とはいえ、「どこまで詳細に書くべき？」「診断名は必要？」「マナー違反にならない？」など不安もつきものです。この記事では、体調不良で休職する場合にフォーカスし、メールの構成・マナー・例文・よくある疑問点をわかりやすくまとめました。

体調不良による休職はメールで伝えてもよい？

状況	メール送信は可能？	補足説明
突然の発熱や体調悪化で出社不可	○	第一報としてメール連絡は適切。診断書や書面は後日提出。
長期療養が必要な場合	○	主治医の指示に基づき、まずメールで意思を伝えることが多い。
上司や人事との面談が難しいとき	○	メール→電話→書面が基本の流れ。

ポイント

緊急時は「早めに伝える」ことが最重要。
診断書提出の予定や体調の見通しも併記すると誠実な印象に。

メール作成の基本構成とポイント

件名例

【休職のお願い】山田太郎（体調不良による）
【体調不良に伴うご相談】山田太郎

本文構成

宛名・挨拶：「〇〇課　課長 △△様／お世話になっております。山田太郎です。」
体調不良の報告：「○月○日より体調不良が続き、主治医より静養の指示がありました」
休職希望の意思表示：「業務への支障を避けるため、誠に勝手ながら休職をお願いしたく…」
見通し・診断書の提出予定：「診断書は〇月〇日に提出予定です」
謝意と締めの言葉：「ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます」
署名：氏名・部署・連絡先を明記

【例文】体調不良による休職願い（社内上司向け）

件名：【休職のお願い】山田太郎（体調不良に伴う）
総務部〇〇課　課長 △△様
お世話になっております。総務部の山田太郎です。

私事で恐縮ですが、○月○日より体調不良が続いており、主治医より当面の間の静養を要するとの診断を受けました。

現在は自宅にて療養を行っておりますが、業務への影響も考慮し、一定期間の休職をお願いしたくご連絡差し上げた次第です。

診断書は〇月〇日に提出予定であり、現時点では約2週間の休職を想定しております。

急なお願いでご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

山田太郎
総務部　内線1234

注意点・NG例

NG表現	改善ポイント
「もうムリなので休みます」	感情的な表現を避け、「主治医の指導により」など客観的に。
件名が曖昧	「休職のお願い」など具体的に。
診断名を無理に書く	個人情報なので不要。症状や影響範囲で十分。